Politique de protection des données à caractère personnel

 

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.ce-rtm.fr, via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), le CSE RTM est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires (ci-après « vous »), des activités sociales et culturelles du CSE RTM, les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par CSE RTM, agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme MEYCLUB, accessible par connexion directe ou via le Site, PROWEBCE est responsable du traitement. Une politique de protection des données personnelles décrit les traitements effectués par PROWEBCE dans le cadre de l’utilisation de la plateforme  https://www.meyclub.com/ .

1.  Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, le CSE RTM ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE RTM peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.

Les données recueillies indirectement par CSE RTM via le service des ressources humaines sont :

  • des informations d’état civil et d’identité (Civilité, Nom / Prénom, Date de naissance, Adresse postale personnelle)
  • des informations relatives à la vie professionnelle (Matricule, Date d’entrée dans l’entreprise, Statut contractuel : CDI/CDD/Contrat pro etc…, Date de fin de contrat)     
  • des informations relatives à la situation familiale (Noms/Prénoms et date de naissance des ayants droits : conjoint, enfants)

L’objectif principal est d’éviter de demander à nouveau ces informations et d’attester de la qualité de bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer. Les adresses mails ou les numéros de téléphone personnels, sont communiqués volontairement, par le bénéficiaire, dans son espace privé.

Les données traitées par le CSE RTM, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

a) Pour l’identification de l’employé : nom, prénom, photographie (facultatif), date de naissance, au choix du bénéficiaire : coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles ;

b) Pour la situation familiale : situation matrimoniale, nombre d’enfants ayants droits ; personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, genre, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit ;

c) Pour les éléments professionnels : matricule interne, date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie ;

d) Pour la situation financière : montants de revenus d’activité (avis d’imposition), part fiscale ; références du compte bancaire.

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication de ces éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

e) Pour les prestations offertes :

– nature et caractéristiques de la prestation : billetterie, voyages, séjours, hébergements, colonies de vacances, chèques vacances, bon de naissance ou de mariage, CESU, crèches, colis et jouets de Noël, pour les séjours ;

– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.

A noter : pour les voyages le CSE RTM collecte une copie de documents d’identité pour réserver des vols en avion par exemple et les transmet, sans les conserver, à l’organisateur qui devient responsable de traitement.

f) Autres : pour la caisse de solidarité (identité du donateur, identité du bénéficiaire et copie du chèque), pour les aides exceptionnelles (réception du dossier transmis par l’assistante sociale qui agit en tant que responsable de traitement des données, enregistrement du dossier et du montant de l’aide)

2.  Finalités de traitement des Données

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE RTM, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

  • Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
  • Gestion de la comptabilité: établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales: gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …

Œuvres sociales pouvant être proposées :

  • chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, caisse de solidarité, aides exceptionnelles… ;
  • attribution de primes de crèche, garderie, ou nourrice, de bourses;
  • proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.
  • Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
  • Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces 
  • Respect de la réglementation en vigueur

3.  Durée de conservation

Le CSE RTM ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE RTM est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

  • Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
  • Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales  (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
  • Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4.  Destinataires des Données 

Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE RTM sont :

  • PROWEBCE aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Meyclub.
  • Les services internes et les élus du CSE RTM
  • Les Tiers autorisés et les partenaires institutionnels et commerciaux : banque, Commissaires aux comptes, Experts-comptables, fournisseurs de prestation d’œuvres sociales…

5.  Sécurité des Données

Le CSE RTM s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, conservation dans des coffres, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE RTM veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles. Plus généralement, le CSE RTM prend des garanties suffisantes en contractualisant les engagements RGPD avec ses prestataires.

6.  Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE RTM en envoyant votre demande :

  • par courrier postal à : CSE RTM – Délégué à la Protection des Données (DPO) 178, chemin Notre Dame de la Consolation 13013 Marseille
  • par courriel aux deux adresses : certm@rtm.fr et csedpo@rtm.fr

 

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme MEYCLUB, vous pouvez exercer vos droits auprès de PROWEBCE :

  • par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com
  • par courrier postal à : PROWEBCE - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)

Si vous n’obtenez pas de réponse dans un délai d’un mois, vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (CNIL https://www.cnil.fr).

7.  Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.  Modification de la Politique de protection des données

Le CSE RTM est susceptible de modifier cette Politique afin de, refléter les changements dans ses pratiques, de les préciser ou pour assurer le respect de la réglementation. Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente politique.